База данных аксесс инструкция. Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире необходимы инструменты, которые бы дозволяли хранить, систематизировать и обрабатывать огромные объемы инфы, с которыми трудно работать в Excel либо Word.

Подобные хранилища употребляются для разработки информационных веб-сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в многофункциональном плане и наиболее понятную для неопытных юзеров. Давайте разглядим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая настоящий графический интерфейс юзера, принцип сотворения сущностей и связей меж ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус данной для нас СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения большущих размеров данных. Потому MS Access 2007 употребляется для маленьких проектов и в личных некоммерческих целях.

Но до этого чем демонстрировать пошагово создание БД, необходимо ознакомиться с базисными понятиями из теории баз данных.

Определения главных понятий

Без базисных познаний о элементах управления и объектах, использующихся при разработке и конфигурации БД, нельзя удачно осознать принцип и индивидуальности опции предметной области. Потому на данный момент я постараюсь обычным языком разъяснить сущность всех принципиальных частей. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество сделанных таблиц в базе данных, которые соединены меж собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строчка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это неповторимое значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это неповторимое значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это особое выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории сделаем тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Основным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является неповторимым для каждого студента. Другие поля предусмотрены для наиболее полной инфы о учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на клавишу «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите заглавие БД и выберите «Создать».

Все, сейчас осталось лишь сделать, заполнить и связать таблицы. Перебегайте к последующему пункту.

Создание и наполнение таблиц

После удачного сотворения БД на экране покажется пустая таблица. Для формирования ее структуры и наполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять наименования полей и соответственный им тип данных, который будет использоваться.
    Внимание! Первым полем принято устанавливать неповторимое значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
  1. После сотворения нужных атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новеньким заглавие и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
Совет! Для узкой опции формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию 2-ух сущностей, по аналогии с предшествующим пт необходимо сделать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет последующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов необходимо связать наши таблицы. Другими словами, это некоторая зависимость, которая реализуется с помощью главных полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на клавишу «Схема данных».
  3. Если схема не была сотворена автоматом, необходимо надавить ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, попеременно нажимая клавишу «Добавить».
  5. Нажмите клавишу «ОК».
Читайте также  Какие бывают массивы raid. Типы RAID массивов

Конструктор должен автоматом сделать связь, в зависимости от контекста. Ежели же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите нужны характеристики и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры 2-ух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, ежели нам необходимы студенты, которые обучаются лишь в Москве? Да, в нашей БД лишь 6 человек, но что, ежели их будет 6000? Без доп инструментов выяснить это будет сложно.

Именно в данной нам ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять только нужную информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочитать, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы можете воплотить все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». К примеру, нам необходимо отыскать всех студентов, которые обучаются в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать клавишу «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новеньком окне нажмите на клавишу SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адресок = «Харьков»; где «SELECT *» значит, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адресок = «Харьков»» — условие, которое непременно обязано выполняться.
  5. Нажмите клавишу «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, ежели нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет смотреться последующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адресок = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица воспримет последующий вид:

На создание сущности

Кроме прибавления таблицы с помощью встроенного конструктора, время от времени может потребоваться выполнение данной операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это необходимо во время выполнения лабораторных либо курсовых работ в рамках институтского курса, ведь в настоящей жизни необходимости в этом нет. Ежели вы, естественно, не занимаетесь проф разработкой приложений. Итак, для сотворения запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать клавишу «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новеньком окне нажмите на клавишу SQL, опосля что в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» значит создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответственных значений.

  1. Кликните по кнопочке «Выполнить».
  2. Откройте сделанную таблицу.
Внимание! В конце каждого запроса должен стоять знак «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все еще проще. Опять перейдите в поле для сотворения запроса и введите последующие команды:

  • для наполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Педагоги SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Педагоги WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При большом количестве полей в таблице заполнять базу данных становится трудно. Можно случаем пропустить значение, ввести неправильное либо другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сути, а возможность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются последующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на нужный формат формы из блока «Формы».
    Совет! Рекомендуется применять «Разделенную форму» – не считая самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще наиболее наглядным.
  4. С помощью навигационных клавиш перебегайте к последующей записи и вносите изменения.

Все базисные функции MS Access 2007 мы уже разглядели. Остался крайний принципиальный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это особая функция MS Access, позволяющая оформить и приготовить для печати данные из базы данных. В основном это употребляется для сотворения товарных накладных, бухгалтерских отчетов и иной офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с схожей функцией, рекомендуется пользоваться интегрированным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на клавишу «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте нужный уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите пригодный стиль оформления.
    Внимание! В официальных документах допускается лишь обычный стиль оформления.
  8. Просмотрите сделанный отчет.
Читайте также  Ввод айфона в режим dfu. Как ввести iPhone в режим DFU для восстановления iPhone

Если отображение вас не устраивает, его можно мало подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали на сто процентов. Сейчас для вас известны все главные функции СУБД: от сотворения и наполнения таблиц до написания запросов на подборку и сотворения отчетов. Этих познаний хватит для выполнения легких лабораторных работ в рамках институтской программы либо использования в маленьких личных проектах.

Для проектирования наиболее сложных БД нужно разбираться в объектно-ориентированном программировании и учить такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить веб-сайт SQL-EX, где вы отыщите множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении новейшего материала и ежели есть какие-либо вопросцы – милости прошу в комментарии!

Создание базы данных

В данной статье описана рядовая процедура пуска Access и сотворения базы данных, которая будет употребляться на компе, а не в Вебе. В ней поведано о том, как сделать классическую базу данных на базе шаблона либо с нуля с своими таблицами, формами, отчетами и иными объектами. Не считая того, в статье рассмотрены методы импорта имеющихся данных в новейшую базу данных.

В данной нам статье

Обзор

Создание базы данных с помощью шаблона

Создание базы данных без использования шаблона

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Импорт, добавление либо связывание данных из другого источника

Добавление части приложения

Открытие имеющейся базы данных Access

Обзор

При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление Backstage является отправным пт для сотворения новейших и открытия имеющихся баз данных, просмотра релевантных статей на веб-сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения всех операций с файлом базы данных либо вне базы данных, но не в ней.

Создание базы данных

При открытии Access в представлении Backstage раскроется вкладка создать . На вкладке ” Создание ” можно сделать новейшую базу данных несколькими способами.

  • Пустая база данных    Если желаете, вы сможете начать с нуля. Это неплохой вариант, ежели у вас есть особенные требования к проектированию либо у вас есть нужные данные, которые необходимо расположить либо добавить.

  • Шаблон, установленный в Access    Вы сможете употреблять шаблон, ежели вы запускаете новейший проект и желаете начать с головного кабинета. Access сопровождается несколькими шаблонами, установленными по умолчанию.

  • Шаблон из Office.com    В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много остальных шаблонов доступно на веб-сайте Office.com. Для их использования даже не необходимо открывать браузер, поэтому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая применять несколько связанных объектов базы данных как один объект. К примеру, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно сразу добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, нужные для работы.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access есть различные шаблоны, которые можно употреблять как есть либо в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, нужные для выполнения определенной задачки. К примеру, есть шаблоны, которые можно применять для отслеживания вопросцев, управления контактами либо учета расходов. Некие шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если один из этих шаблонов для вас подступает, с его помощью традиционно проще и скорее всего сделать нужную базу данных. Но ежели нужно импортировать в Access данные из иной программы, может быть, будет проще сделать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение имеющихся данных в согласовании с данной нам структурой может потребоваться много времени.

  1. Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл клавишу Закрыть. В представлении Backstage раскроется вкладка Создать.

  2. На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некие из их интегрированы в Access, а остальные шаблоны можно скачать с веб-сайта Office.com. Доп сведения см. в последующем разделе.

  3. Выберите шаблон, который вы желаете использовать.

  4. Приложение Access предложит имя файла базы данных в поле имя файла — при желании вы сможете поменять имя файла. Чтоб сохранить базу данных в иной папке, расположенной под полем Имя файла, нажмите клавишу , перейдите в папку, в которой вы желаете ее сохранить, и нажмите клавишу ОК. Не считая того, вы сможете сделать и связать базу данных с веб-сайтом SharePoint.

  5. Нажмите клавишу Создать.

    Access создаст базу данных на базе избранного шаблона, а потом откроет ее. Для почти всех шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Ежели шаблон содержит примеры данных, вы сможете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле либо полосу слева от записи) и выполнив деяния, указанные ниже.

    На вкладке Главная в группе Записи нажмите клавишу Удалить.

  6. Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия остальных нужных форм либо отчетов используйте область навигации. Некие шаблоны содержат форму навигации, которая дозволяет передвигаться меж различными объектами базы данных.

Читайте также  Как компьютер подключить к модему. Подключение модема к компьютеру или ноутбуку

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компе с помощью шаблона.

К началу страницы

Создание базы данных без использования шаблона

Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы сможете сделать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и остальные объекты базы данных. В большинстве случаев это состоит из последующих элементов:

  • Ввести, вставить либо импортировать данные в таблицу, которая создается совместно с базой данных, и повторить эту функцию для новейших таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.

  • Импортировать данные из остальных источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

  1. На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

  2. В поле Имя файла введите имя файла. Чтоб сохранить файл в иной папке, хорошей от используемой по умолчанию, нажмите клавишу Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте подходящую папку и нажмите клавишу ОК.

  3. Нажмите Создать.

    Access создаст базу данных с пустой таблицей “Таблица1” и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.

  4. Чтобы добавить данные, начните вводить их либо вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

Ввод данных в режиме таблицы — это чрезвычайно похоже на работу на листе Excel. При вводе данных будет сотворена структура таблицы. При добавлении новейшего столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Microsoft Access автоматом задает тип данных каждого поля в зависимости от введенных данных.

Если на этом шаге вводить данные в таблицу “Таблица1” не необходимо, нажмите клавишу Закрыть . Ежели вы внесли конфигурации в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите клавишу Да, чтоб сохранить конфигурации, клавишу Нет, чтоб не сохранять их, либо клавишу Отмена, чтоб бросить таблицу открытой.

Совет:  Access отыскивает файл с именованием Blank.accdb в папке [диск установки]:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1049Access. Ежели он существует, то пустой. accdb — это шаблон для всех новейших пустых баз данных. Все новейшие базы данных наследуют содержимое этого файла. Это хороший метод распространения содержимого по умолчанию, к примеру номеров компонентов либо заявлений о отказе от ответственности и политик компании.

Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу “Таблица1” без сохранения, она будет удалена вполне, даже ежели в нее введены данные.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к имеющейся базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы.    В режиме таблицы можно начать ввод данных сходу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматом. Полям присваиваются имена с поочередными номерами (“Поле1”, “Поле2” и т. д.), а тип данных автоматом задается с учетом вводимых данных.

  1. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите клавишу Таблица.

    Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.

  2. На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите подходящий тип поля. Ежели подходящий тип поля не отображается, нажмите клавишу Другие поля

Оставьте комментарий