База данных аксесс инструкция. Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире необходимы инструменты, которые бы дозволяли хранить, систематизировать и обрабатывать огромные объемы инфы, с которыми трудно работать в Excel либо Word.

Подобные хранилища употребляются для разработки информационных веб-сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в многофункциональном плане и наиболее понятную для неопытных юзеров. Давайте разглядим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая настоящий графический интерфейс юзера, принцип сотворения сущностей и связей меж ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус данной для нас СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения большущих размеров данных. Потому MS Access 2007 употребляется для маленьких проектов и в личных некоммерческих целях.

Но до этого чем демонстрировать пошагово создание БД, необходимо ознакомиться с базисными понятиями из теории баз данных.

Определения главных понятий

Без базисных познаний о элементах управления и объектах, использующихся при разработке и конфигурации БД, нельзя удачно осознать принцип и индивидуальности опции предметной области. Потому на данный момент я постараюсь обычным языком разъяснить сущность всех принципиальных частей. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество сделанных таблиц в базе данных, которые соединены меж собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строчка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это неповторимое значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это неповторимое значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это особое выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории сделаем тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Основным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является неповторимым для каждого студента. Другие поля предусмотрены для наиболее полной инфы о учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на клавишу «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите заглавие БД и выберите «Создать».

Все, сейчас осталось лишь сделать, заполнить и связать таблицы. Перебегайте к последующему пункту.

Создание и наполнение таблиц

После удачного сотворения БД на экране покажется пустая таблица. Для формирования ее структуры и наполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять наименования полей и соответственный им тип данных, который будет использоваться.
    Внимание! Первым полем принято устанавливать неповторимое значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
  1. После сотворения нужных атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новеньким заглавие и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
Совет! Для узкой опции формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию 2-ух сущностей, по аналогии с предшествующим пт необходимо сделать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет последующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов необходимо связать наши таблицы. Другими словами, это некоторая зависимость, которая реализуется с помощью главных полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на клавишу «Схема данных».
  3. Если схема не была сотворена автоматом, необходимо надавить ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, попеременно нажимая клавишу «Добавить».
  5. Нажмите клавишу «ОК».
Читайте также  Как в ворде 2007 сохранить как. Microsoft Word 2007 — как сохранить чтобы открывалось в Word 2003

Конструктор должен автоматом сделать связь, в зависимости от контекста. Ежели же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите нужны характеристики и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры 2-ух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, ежели нам необходимы студенты, которые обучаются лишь в Москве? Да, в нашей БД лишь 6 человек, но что, ежели их будет 6000? Без доп инструментов выяснить это будет сложно.

Именно в данной нам ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять только нужную информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочитать, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы можете воплотить все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». К примеру, нам необходимо отыскать всех студентов, которые обучаются в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать клавишу «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новеньком окне нажмите на клавишу SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адресок = «Харьков»; где «SELECT *» значит, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адресок = «Харьков»» — условие, которое непременно обязано выполняться.
  5. Нажмите клавишу «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, ежели нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет смотреться последующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адресок = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица воспримет последующий вид:

На создание сущности

Кроме прибавления таблицы с помощью встроенного конструктора, время от времени может потребоваться выполнение данной операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это необходимо во время выполнения лабораторных либо курсовых работ в рамках институтского курса, ведь в настоящей жизни необходимости в этом нет. Ежели вы, естественно, не занимаетесь проф разработкой приложений. Итак, для сотворения запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать клавишу «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новеньком окне нажмите на клавишу SQL, опосля что в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» значит создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответственных значений.

  1. Кликните по кнопочке «Выполнить».
  2. Откройте сделанную таблицу.
Внимание! В конце каждого запроса должен стоять знак «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все еще проще. Опять перейдите в поле для сотворения запроса и введите последующие команды:

  • для наполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Педагоги SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Педагоги WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При большом количестве полей в таблице заполнять базу данных становится трудно. Можно случаем пропустить значение, ввести неправильное либо другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сути, а возможность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются последующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на нужный формат формы из блока «Формы».
    Совет! Рекомендуется применять «Разделенную форму» – не считая самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще наиболее наглядным.
  4. С помощью навигационных клавиш перебегайте к последующей записи и вносите изменения.

Все базисные функции MS Access 2007 мы уже разглядели. Остался крайний принципиальный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это особая функция MS Access, позволяющая оформить и приготовить для печати данные из базы данных. В основном это употребляется для сотворения товарных накладных, бухгалтерских отчетов и иной офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с схожей функцией, рекомендуется пользоваться интегрированным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на клавишу «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте нужный уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите пригодный стиль оформления.
    Внимание! В официальных документах допускается лишь обычный стиль оформления.
  8. Просмотрите сделанный отчет.
Читайте также  Open port ubuntu. Как открыть порты в Ubuntu и CentOS с помощью IPtables

Если отображение вас не устраивает, его можно мало подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали на сто процентов. Сейчас для вас известны все главные функции СУБД: от сотворения и наполнения таблиц до написания запросов на подборку и сотворения отчетов. Этих познаний хватит для выполнения легких лабораторных работ в рамках институтской программы либо использования в маленьких личных проектах.

Для проектирования наиболее сложных БД нужно разбираться в объектно-ориентированном программировании и учить такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить веб-сайт SQL-EX, где вы отыщите множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении новейшего материала и ежели есть какие-либо вопросцы – милости прошу в комментарии!

Создание базы данных

В данной статье описана рядовая процедура пуска Access и сотворения базы данных, которая будет употребляться на компе, а не в Вебе. В ней поведано о том, как сделать классическую базу данных на базе шаблона либо с нуля с своими таблицами, формами, отчетами и иными объектами. Не считая того, в статье рассмотрены методы импорта имеющихся данных в новейшую базу данных.

В данной нам статье

Обзор

Создание базы данных с помощью шаблона

Создание базы данных без использования шаблона

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Импорт, добавление либо связывание данных из другого источника

Добавление части приложения

Открытие имеющейся базы данных Access

Обзор

При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление Backstage является отправным пт для сотворения новейших и открытия имеющихся баз данных, просмотра релевантных статей на веб-сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения всех операций с файлом базы данных либо вне базы данных, но не в ней.

Создание базы данных

При открытии Access в представлении Backstage раскроется вкладка создать . На вкладке ” Создание ” можно сделать новейшую базу данных несколькими способами.

  • Пустая база данных    Если желаете, вы сможете начать с нуля. Это неплохой вариант, ежели у вас есть особенные требования к проектированию либо у вас есть нужные данные, которые необходимо расположить либо добавить.

  • Шаблон, установленный в Access    Вы сможете употреблять шаблон, ежели вы запускаете новейший проект и желаете начать с головного кабинета. Access сопровождается несколькими шаблонами, установленными по умолчанию.

  • Шаблон из Office.com    В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много остальных шаблонов доступно на веб-сайте Office.com. Для их использования даже не необходимо открывать браузер, поэтому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая применять несколько связанных объектов базы данных как один объект. К примеру, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно сразу добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, нужные для работы.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access есть различные шаблоны, которые можно употреблять как есть либо в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, нужные для выполнения определенной задачки. К примеру, есть шаблоны, которые можно применять для отслеживания вопросцев, управления контактами либо учета расходов. Некие шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если один из этих шаблонов для вас подступает, с его помощью традиционно проще и скорее всего сделать нужную базу данных. Но ежели нужно импортировать в Access данные из иной программы, может быть, будет проще сделать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение имеющихся данных в согласовании с данной нам структурой может потребоваться много времени.

  1. Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл клавишу Закрыть. В представлении Backstage раскроется вкладка Создать.

  2. На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некие из их интегрированы в Access, а остальные шаблоны можно скачать с веб-сайта Office.com. Доп сведения см. в последующем разделе.

  3. Выберите шаблон, который вы желаете использовать.

  4. Приложение Access предложит имя файла базы данных в поле имя файла — при желании вы сможете поменять имя файла. Чтоб сохранить базу данных в иной папке, расположенной под полем Имя файла, нажмите клавишу , перейдите в папку, в которой вы желаете ее сохранить, и нажмите клавишу ОК. Не считая того, вы сможете сделать и связать базу данных с веб-сайтом SharePoint.

  5. Нажмите клавишу Создать.

    Access создаст базу данных на базе избранного шаблона, а потом откроет ее. Для почти всех шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Ежели шаблон содержит примеры данных, вы сможете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле либо полосу слева от записи) и выполнив деяния, указанные ниже.

    На вкладке Главная в группе Записи нажмите клавишу Удалить.

  6. Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия остальных нужных форм либо отчетов используйте область навигации. Некие шаблоны содержат форму навигации, которая дозволяет передвигаться меж различными объектами базы данных.

Читайте также  Сохранить на компьютер сайт. Как скачать сайт целиком на компьютер

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компе с помощью шаблона.

К началу страницы

Создание базы данных без использования шаблона

Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы сможете сделать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и остальные объекты базы данных. В большинстве случаев это состоит из последующих элементов:

  • Ввести, вставить либо импортировать данные в таблицу, которая создается совместно с базой данных, и повторить эту функцию для новейших таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.

  • Импортировать данные из остальных источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

  1. На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

  2. В поле Имя файла введите имя файла. Чтоб сохранить файл в иной папке, хорошей от используемой по умолчанию, нажмите клавишу Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте подходящую папку и нажмите клавишу ОК.

  3. Нажмите Создать.

    Access создаст базу данных с пустой таблицей “Таблица1” и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.

  4. Чтобы добавить данные, начните вводить их либо вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

Ввод данных в режиме таблицы — это чрезвычайно похоже на работу на листе Excel. При вводе данных будет сотворена структура таблицы. При добавлении новейшего столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Microsoft Access автоматом задает тип данных каждого поля в зависимости от введенных данных.

Если на этом шаге вводить данные в таблицу “Таблица1” не необходимо, нажмите клавишу Закрыть . Ежели вы внесли конфигурации в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите клавишу Да, чтоб сохранить конфигурации, клавишу Нет, чтоб не сохранять их, либо клавишу Отмена, чтоб бросить таблицу открытой.

Совет:  Access отыскивает файл с именованием Blank.accdb в папке [диск установки]:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1049Access. Ежели он существует, то пустой. accdb — это шаблон для всех новейших пустых баз данных. Все новейшие базы данных наследуют содержимое этого файла. Это хороший метод распространения содержимого по умолчанию, к примеру номеров компонентов либо заявлений о отказе от ответственности и политик компании.

Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу “Таблица1” без сохранения, она будет удалена вполне, даже ежели в нее введены данные.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к имеющейся базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы.    В режиме таблицы можно начать ввод данных сходу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматом. Полям присваиваются имена с поочередными номерами (“Поле1”, “Поле2” и т. д.), а тип данных автоматом задается с учетом вводимых данных.

  1. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите клавишу Таблица.

    Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.

  2. На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите подходящий тип поля. Ежели подходящий тип поля не отображается, нажмите клавишу Другие поля

Оставьте комментарий