Как поставить автомат на факс. Подключение факса и особенности использования

Как воспользоваться факсом: подробная инструкция

Статья обрисовывает индивидуальности использования факсами, помогает определиться с выбором при покупке и решить возникающие в процессе работы проблемы.

Как воспользоваться факсом

Что такое факс? Кого и куда по нему отправляют?

Грубо говоря, факс либо факсимильную связь изобрели около 100 лет назад в начале XX века. Хоть основной бум факсимиле пришелся на 80-е года прошедшего века, факс и по сей день остается постоянным атрибутом хоть какого кабинета, невзирая на бурное развитие веб технологий. Факс – это только аббревиатура от латинского «fac simile», что в переводе значит «сделать одинаково», «сделать дубликат».

С чем можно сопоставить работу факса? Не будем углубляться в индивидуальности внутреннего устройства, а для простоты сравним факс с работой трёх устройств: сканера, модема и принтера. Когда происходит отправка факса, аппарат с помощью световых датчиков сканирует документ, а полученную картину преобразует в электрические сигналы и в зашифрованном виде посылает по каналам телефонной/факсимильной связи. В режиме модема и принтера факс работает, когда воспринимает документ. Происходит расшифровка принятых по линиям связи данных и распечатка на бумаге.

Сегодня с таковой задачей намного проще совладать, используя сканер и электронную почту. Таковой метод просит меньше издержек времени, а приобретенный на обратной стороне документ будет намного поближе к оригиналу. Но, бывают ситуации когда веб недоступен временно либо в принципе, либо же адресату нужна конкретно копия документа, отправленная факсимильной связью.
Конкретно тогда нас и выручит старенькый хороший факсовый аппарат, с работой и чертами управления которого мы познакомимся ближе.

Первый раз – 1-ый факс 

Итак, Вы оказались в очень незавидной ситуации: в 1-ый же рабочий день первым заданием получили цель по отправке/получению факса. А факса Вы до этого в жизни не видали. Чтоб не свалиться лицом в грязюка и избежать ответа «Я не знаю», мы тщательно опишем процесс отправки факса, чтоб в 1-ый раз у Вас не вышло нелепых проколов либо излишних вопросцев к технике.

Принимаем факс

Получение факса – самая обычная операция посреди всех доступных. Принять факс можно в ручном либо автоматическом режиме.

Ручной режим предполагает последующий порядок действий: подняли трубку, в ответ услышали фразу «Примите, пожалуйста, факс» или соответствующий сигнал факса, ответили «Принимаю/стартую» либо в стиле Юрия Гагарина – «Поехали!», нажали на зеленоватую клавишу «Fax/Start» и ждёте полной распечатки факса. Не следует сходу же класть трубку на место, так как принятый документ нужно проверить на читабельность и наличие искажений, подтвердить передающему, что всё дошло непревзойденно, время от времени сказать свою должность и фамилию.

Автоматический режим просит однократной опции количества гудков, опосля которого устройство будет само принимать факсы. В большинстве моделей данную настройку можно отыскать в меню «Факс-Параметры-Количество звонков». А для перевода факса в автоматический режим есть выделенная клавиша на панели управления. Автоматический режим комфортен как для специально выделенных факсов, так и для телефонов-факсов, которые остаются без присмотра служащих на ночь, выходные либо праздники.

Отправляем факс

Чуть наиболее непростая задачка, но, только тем, что Для вас придется набрать номер абонента и сориентироваться в ситуации.

Итак, для начала вставляете отправляемый документ в приемник текстом вниз до тех пор, пока факс не захватит листок и не подаст его незначительно вперед. Ежели размеры листа различаются от обычного, сдвиньте ограничители для бумаги к краям листа, чтоб избежать перекоса документа во время отправки. Дальше набираете номер абонента и ждёте ответа. В качестве ответа может быть сигнал факса, ежели на другом конце провода факс настроен в автоматическом режиме, а может быть глас абонента, которого следует порадовать фразой «Примите, пожалуйста, факс». Опосля того, как в трубке покажутся звуки факса, сможете смело жать клавишу «Факс/Старт» и следить за действием «поглощения» факсом документа.

Более умеренные модели факсовых аппаратов разрешают выслать один лист за один раз, что вынуждает опосля каждого отправленного листа «стартовать» еще раз. Заблаговременно предупредите абонента, что будете отправлять несколько листов. Современные и ряд старенькых моделей факсов имеют лоток для подачи документов и могут отправлять сходу несколько листов.
Делаем ксерокопию.

Не удивляйтесь, но прибегнуть к таковой хитрости не грех, когда сломался офисный копир, а копия нужна с минутки на минутку. Ранее мы упоминали, что факс – это сканер и принтер сразу. Потому почти все модели имеют отдельную клавишу «Copy», нажав на которую можно сделать ксерокопию подходящего документа, время от времени даже выбрав качество копии.

Типичные неисправности факса

Да, безусловно у хоть какой техники, которой мы пользуемся, бывают проблемы в работе. Все бы ничего, да лишь эти неисправности появляются в самые неподходящие моменты – «закон Мерфи» в действии. То есть, когда на счету любая секунда, факс может забарахлить, отрешиться принимать либо печатать документ. Чтоб вовремя и быстро среагировать, поправить поломку, разглядим главные неисправности, которые случаются с факсимильным устройством, и способы их устранения.

Читайте также  Настройка hyper v server. Установка и настройка Hyper-V Server 2019

Факс не подает признаков «жизни»
Факс работает от электросети. Проверьте, подключен ли кабель факса к розетке. Ежели у Вас портативный GSM-факс, то следует зарядить либо заменить интегрированный аккумулятор.

Пошла красноватая полоса на бумаге.
Красноватая полоса – это индикатор окончания термобумаги в рулоне. Не торопитесь отменять принимаемый факс, так как в запасе у Вас будет еще 2-3 листа формата А4. Не считая того, современные модели факсов имеют встроенную память, что дозволит без наличия бумаги принять и сохранить несколько 10-ов страничек. Опосля подмены рулона с бумагой печать будет произведена из памяти устройства.

Зажевало бумагу.
Увидев такую ситуацию, не торопитесь резко выдергивать застрявший лист, чтоб он не порвался. Захватывающие ролики, как правило, отлично держат лист, но при сильном, медленном и равномерном усилии прокручиваются и отдают застрявший лист. Возможен также вариант замятия рулонной бумаги, на которой печатается принимаемый факс. В таком случае необходимо открыть крышку факса и изъять смятую часть.

Факс не захватывает отправляемый документ.
Таковая ситуация случается часто. В документоприемник мог попасть мусор, скрепка либо иная канцелярская мелочь. По способности достаньте инородные предметы пинцетом, магнитом, пылесосом для кара со специальной насадкой либо же аккуратненько вытряхните мусор, перевернув факс.

Полученный факс плохо виден.
Причина или со стороны отправителя (отправляемый документ не чрезвычайно контрастный), или с Вашей стороны (заканчивается тонер для печати, неисправен термоэлемент). Попросите отправителя повторить отправку либо проверьте собственный факсовый аппарат на наличие неисправностей и тонера в картридже.

Факс пришел не полностью.
Отправку факса необходимо повторить, предшествующая попытка могла оказаться неуспешной из-за сбоя на полосы связи.

Получатель факса получает пустой факс.
В данном случае, вероятнее всего, вы вставляете отправляемый лист не той стороной, либо у собеседника кончился тонер в факсе. Помните, что отправляемый документ нужно вставлять текстом вниз. В худшем случае, в факсе неисправен блок сканера – ровная дорога в сервисный центр.

Получатель факса получает на сто процентов темный факс.
Неувязка на Вашей стороне – сканирующая лампа либо блок сканера неисправны и подлежат ремонту в сервисном центре.

Заминается отправляемый документ (у получателя пропущены некие строки).
Указанные задачи – последствия изношенности роликов протяжки. Для устранения задачи нужно вернуть либо заменить ролики протяжки в сервисном центре.

На приобретенном документе возникают белоснежные полосы, но в режиме копирования такового не наблюдается.
Неувязка не у Вас, а у передающей стороны.

Левая либо правая часть принятого документа не пропечатывается.
Неисправен прижимающей механизм бумаги к термолинейке. Будет нужно ремонт в сервисном центре.

Невозможно передать/принять факс, хотя копии факс делает.
Неувязка блока сопряжения факса с телефонной линией. Для решения трудности будет нужно ремонт квалифицированным специалистом.

А как?

Ответим на ряд вопросцев, которые хотя бы один раз Для вас придется задать сотрудникам либо поисковой системе google. Мы дадим Для вас ответы на данный момент, чтоб в будущем при работе с факсом Вы могли себя ощущать свободно.

Как открыть крышку факса?
Один из самых всераспространенных вопросцев. Ответ на него – маленькая клавиша, как правило, на правой боковой панели факса. Нажимаете на нее до упора, и крышка автоматом раскроется. Для закрытия опустите крышку до щелчка.

Как заправить факс тонером/чернилами?
Ежели факс не стал печатать, либо же качество принимаемых документов приметно усугубилось, означает в нем закончились чернила либо же вышли из строя некие элементы. В зависимости от определенной модели факса, деяния по решению задачи отличаются.
а) Факс печатает на термобумаге. В таком случае, возможно, испорчен нагревательный элемент «проявляющий» текст на термобумаге, а ремонта в сервисном центре не избежать.
б) Факс с лазерной печатью (обычно это МФУ с функцией факса). Следует заполнить тонером картридж устройства. Данную операцию можно сделать и самому, но это востребует большой сноровки и опыта работы с схожей техникой. Лучше заправить картридж в сервисном центре.
в) Факс использующий термоперенос. Ресурс термоленты, которая переносит приобретенное изображение на бумагу, составляет около 250 листов формата А4. Для возобновления печати довольно приобрести новейший рулон термоленты.

Как вставить новейший рулон термобумаги?
1. Открываем крышку факса. 2. Извлекаем пустой картонный ролик от израсходованного рулона. 3. Распаковываем новейший рулон: удаляем пластиковую обертку и освобождаем приклеенный край. 4. Кладём рулон в отсек для бумаги, отмотав при этом 15-20 см так, чтоб бумага выступала за пределы отсека. 5. Закрываем крышку факса.

Как выслать чрезвычайно большой либо чрезвычайно небольшой документ по факсу?
Бывает так, что по факсу необходимо выслать практически один абзац текста либо чуток наиболее 1-го листа. В первом случае отрежьте отправляемый абзац от листа либо же согните лист пополам – это сэкономит бумагу у получателя и время на отправку. В случае с огромным документом, чтоб 2 раза не «стартовать» отправку факса, сходу же за первым листом (внахлест) отправляйте недостающий фрагмент документа либо на сто процентов 2-й лист. Современные модели факсов сами захватывают 2-ой и следующие листы документа.

Читайте также  Как создать запрос в access 2007. Как сделать запросы в access 2007?

Как сделать так, чтоб принимающий мог выяснить, от кого пришел факс?
Внести такие данные в память факса нужно первым делом. Смотреться это будет последующим образом: в верхней части отправленного документа у адресата пропечатается заглавие вашего учреждения, номер телефона и остальные данные. Эти данные вводите в память собственного факса сами, пользуясь управлением к эксплуатации определенной модели.
Для чего это делать? Во-1-х, это комфортно для получателя – он постоянно будет знать от кого факс, даже спустя длительное время. Во-2-х, можно смело передавать факс, ежели у получателя факс работает в автоматическом режиме без живого человека, который спросит, кто и для чего передает тот либо другой документ.

Какую модель факса лучше выбрать?

Присмотримся, что можно сейчас отыскать на полках техномаркетов и интернет-магазинов в разделе «Факс/Телефония», а также принципиальные отличия меж определенными моделями.
Итак, 1-ое, с чем нужно определиться при выборе факса, – тип печати принятых факсов. Этот момент важен и, по сущности, является главным, так как все другие функции факса близки к стандартным.

Типы печати встречаются следующие: лазерная печать, термоперенос, печать на термобумаге. У каждого способа печати есть свои плюсы и недочеты, которые опишем подробнее.

Печать на термобумаге. Не просит заправки тонером, из расходных материалов лишь термобумага, на которой особый механизм «выжигает» текст принятого факса. Недочет термобумаги – недолговечность. Со временем бумага желтеет, а набросок может приметно выцвести. Не подступает для длительного хранения документов.

Лазерная печать. По сущности, это те самые отпечатанные на принтере документы, срок хранения которых неограничен, а из противников можно выделить лишь капли воды, которые сумеют размыть отпечаток. Самый экономичный тип печати. Лазерная печать в основном встречается в МФУ с функцией факса.

Термоперенос. Способом термопресса приобретенный факс переносится (как под кальку) на бумагу. Качество документа сопоставимо с лазерной/струйной печатью, но стоимость на порядок выше. Самый дорогостоящий вариант печати.

Дополнительные функции факса

Только не пытайтесь отыскать модели факсового аппарата с 4» экраном и камерой на 8 Мп. Это Для вас не телефоны, но и у факсовых аппаратов встречаются доп полезные функции, не считая «Позвонить» и «Отправить/принять факс».

Автоответчик. С его помощью Вы не пропустите ни 1-го звонка/факса. Настроив характеристики автоответчика, факс сам опосля определенного количества гудков ответит на вызов, запишет приобретенное сообщение либо, распознав особый сигнал, воспримет факс.

Беспроводная трубка. Так именуемый радиотелефон заместо обыкновенной проводной трубки. Полезность от неё очевидна – факс можно расположить в другом кабинете либо подальше от рабочей зоны, для устранения создаваемого им шума.

Ксерокс. Возможность копирования документа нажатием одной клавиши понадобится на вариант поломки основного копира либо принтера.

Групповая рассылка факса. Эта функция дозволяет один и тот же документ разослать группе абонентов, номера которых предварительно занесены в память телефона.

Память принятых/отправленных факсов. Когда в факсе закончилась бумага, с помощью данной функции возникает возможность занести в память до 2-3 10-ов листов входящего документа. Для отправки документа нескольким абонентам, факс записывает всё в память, опосля что производит массовую рассылку факса.

А где же ответ на самый основной вопрос: «Какую модель факса лучше купить?», —  спросите Вы? Отвечаем.

Для офисных нужд, огромного количества получаемых и отправляемых факсов лучше подойдет модель с лазерной печатью, беспроводной трубкой и наличием всех подходящих доп функций.

Лазерная печать обойдется дешевле других, функции групповой рассылки, автоответчика, памяти факса только облегчат работу сотрудника, ответственного за факс.

Для домашних критерий и приема одного-двух факсов в квартал можно не сильно тратиться и взять базисную модель с печатью на термобумаге либо способом термопереноса.

Производители факсов и самые популярные модели

К счастью, особенной конкуренции посреди производителей факсимильных устройств не наблюдается, что приметно упрощает выбор подходящей модели. Безоговорочный фаворит – компания Panasonic, в ассортименте которой найдется наиболее 2 10-ов моделей факсов.

Brother, Philips – производители, которые, хоть и имеют маленький ассортимент, не дают Panasonic совсем расслабиться из-за отсутствия конкуренции. Имеют в собственном арсенале несколько хороших моделей факсовых аппаратов с неплохим соотношением цена/качество.

Possio – вариант для тех, кто готов заплатить за факс, печатающий на термобумаге, стоимость 10 обыденных факсов. Платить, правда, есть за что – компания нацелена на мобильные GSM-факсы, которые можно взять с собой в дорогу. Хороший вариант для активного бизнеса без офиса.

Чтобы Для вас не пришлось долго находить, рекомендуем направить внимание на ТОП-5 фаворитных моделей факса, с хорошим соотношением цена/качество:
— Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325 – экономные, но довольно многофункциональные модели. Посреди доступных функций в зависимости от модели: копирование, отправка/получение факса, АОН, память для принимаемых факсов на 15-28 листов, многоадресная рассылка на 20 абонентов, устройство автоподачи документов.

Читайте также  Безлимитная opera mini. Услуга Теле2 «Безлимитная Опера Мини»: подробное описание

Все указанные модели употребляют для работы термобумагу, что дозволяет сэкономить средства на расходных материалах, а печать сделать чрезвычайно экономичной.

— Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect – аппараты верхнего ценового спектра с расширенным набором функций. В комплекте не считая проводной трубки поставляется беспроводная DECT трубка. Функция памяти на 25-50 листов доступна не лишь для принимаемых, но и для отправляемых документов, возможна отложенная передача факса группе абонентов.

— Раздельно от указанной 5-ки фаворитных моделей факсов разглядим малогабаритный GSM-факс Possio Greta, печатающий на термобумаге. Принципиальное отличие этого факса от остальных моделей заключается в его абсолютной автономности. Интегрированный батарея, GSM-модуль, вес 1 кг – всё это дозволяет постоянно и везде иметь факс под рукою, будь Вы в дороге либо далековато от рабочего места.

Полезные хитрости и советы по работе с факсом.

Перед отправкой факса проверьте, не скреплены ли листы скобой степлера либо скрепкой, которые могут разрушить внутренние механизмы факса.

При отправке документа лист с текстом кладется лицевой стороной (с текстом) вниз.

Заранее запаситесь достаточным объемом термобумаги, которая имеет свойство заканчиваться в самый неподходящий момент.

Проверяйте каждый приобретенный документ по факсу, так как пропущенные и наехавшие одна на одну строчки – не уникальность, а повторный звонок с просьбой еще раз выслать ту либо иную страничку – дело хлопотное.

Перед покупкой факса верно оцените свои денежные возможности: дешевая модель факса с печатью способом термопереноса в итоге обойдется дороже всего за счет расходных материалов, в то время как наиболее финансово накладная модель с лазерной печатью на бумаге формата А4, со временем, сполна оправдает свою стоимость и дозволит экономить. Хорошим же вариантом являются факсы, работающие с термобумагой.

Запомните несколько бесплатных и платных сервисов по отправке факсов через веб. В случае поломки факса они решат Вашу делему в считанные минуты.

Программы для отправки факса через интернет

Данная процедура может показаться странной, ведь по сети веб документ еще проще выслать, используя электронную почту. Но, бывают такие ситуации, когда трудности на телефонной полосы не разрешают Для вас пользоваться факсимильной связью. Иная ситуация – Вы в командировке, под рукою нет мобильного GPS-факса от Possio, но есть телефон либо планшет с доступом к вебу. Конкретно тогда неплохую службу сослужат разные сервисы и программы для отправки факса через веб. Познакомимся с ними на примере 3 сервисов.

Сервисы для отправки факса через интернет

С помощью сервиса Freepopfax.com у Вас возникает возможность безвозмездно выслать на факс хоть какое текстовое сообщение либо документ в различных форматах (doc, jpg, png, pdf). От Вас будет нужно лишь заполнить страну и номер факса получателя, указать свои ФИО и e-mail, не запамятовать прикрепить документ для отправки либо готовое текстовое сообщение. Опосля того, как факс будет доставлен адресату, на Ваш e-mail придет подтверждение.

Данный сервис был взят только для примера, является бесплатным и дозволяет выслать не наиболее 2 факсов в день в 40 государств мира. В сети веб можно отыскать множество подобных ограниченных бесплатных и многофункциональных платных сервисов по отправке и получению факсов. Как правило. Бесплатные сервисы не потребуют регистрации, но ограничивают количество доступных для отправки документов  в день. Платные сервисы могут иметь особое клиентское программное обеспечение, комфортную службу поддержки, предоставлять Для вас выделенный факс-номер для отправки и получения факсов.

Главная отличительная черта сервисов данного типа – Для вас не необходимо иметь никакого доп оборудования (факс, факс-модем) не считая доступа к сети интернет.

Сервисы для получения факса через интернет

Как правило, данные сервисы принимают факс за Вас и посылают его копию на Ваш e-mail.

Например, сервис «Виртуальный факс» от компании Quickfon, дозволяет во время разговора по мобильному телефону принять факс нажатием обычной композиции кнопок. Факс отчаливает на ваш электронный ящик в виде документа в формате pdf, который позже можно распечатать либо ознакомиться с его содержимым проверив электронную почту.

Удобства сервисов такового рода очевидны: факс либо несколько факсов сразу будут приняты и накрепко сохранены вне зависимости от Вашего месторасположения.

VentaFax

Главное отличие программ из серии  VentaFax – внедрение факс-модема для отправки факса. То есть, используя VentaFax, Вы получаете так именуемый чрезвычайно многофункциональный «компьютерный факс».

После установки программного обеспечения все манипуляции по отправке и получению факса производятся на компе – никаких гулких факсовых аппаратов и рулонов с термобумагой.

Оценим многофункциональные способности VentaFax на примере бизнес-версии программы:

  • Отправка голосовых и факсовых сообщений в ручном режиме либо по данному расписанию одному либо нескольким абонентам.
  • Получение факсовых и голосовых сообщений с следующей отправкой на несколько электронных адресов. Что это значит? Ежели факс пришел в тот момент, когда Вы отсутствуете на рабочем месте, его копия…

Оставьте комментарий